BPMS چیست؟ تفاوت BPMS با سیستم‌های دیگر را بدانید

 

در دنیای پویای کسب‌وکار امروز، مدیریت فرآیندها نقشی حیاتی در افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود نوآوری ایفا می‌کند. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) به عنوان ابزاری قدرتمند، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را به طور جامع مدیریت و بهینه‌سازی کنند. اما BPMS دقیقاً چیست و چه تفاوتی با سایر سیستم‌های مرتبط دارد؟ این مقاله به بررسی دقیق این موضوع می‌پردازد.

BPMS چیست؟ تعریف و مفاهیم کلیدی

BPMS یا سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار، یک رویکرد سیستماتیک برای مدل‌سازی، تحلیل، طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است. این سیستم‌ها، فراتر از صرفاً خودکارسازی وظایف، بر ایجاد یک دیدگاه جامع از کل فرآیند تمرکز دارند و امکان تصمیم‌گیری آگاهانه و بهبود مستمر را فراهم می‌کنند. هسته اصلی BPMS، موتور گردش کار (Workflow Engine) است که وظایف را به افراد یا سیستم‌های مناسب تخصیص می‌دهد و پیشرفت فرآیند را ردیابی می‌کند.

مهم‌ترین ویژگی‌های یک سیستم BPMS عبارتند از:

• مدل‌سازی گرافیکی فرآیند: امکان ایجاد نمودارهای بصری از فرآیندها با استفاده از استانداردهایی مانند BPMN (Business Process Model and Notation).
• اجرای خودکار فرآیند: خودکارسازی وظایف تکراری و روتین، کاهش خطا و افزایش سرعت انجام کارها.
• نظارت و گزارش‌گیری: ارائه داشبوردهای زنده و گزارش‌های تحلیلی برای ردیابی عملکرد فرآیندها و شناسایی نقاط ضعف.
• یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: اتصال به سایر سیستم‌های سازمانی مانند ERP، CRM و سیستم‌های مدیریت اسناد.
• مدیریت قوانین کسب‌وکار: تعریف و اجرای قوانین کسب‌وکار برای تصمیم‌گیری خودکار در فرآیندها.

BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به صورت چابک‌تر و پاسخگوتر به تغییرات بازار مدیریت کنند و در نهایت، به بهبود مستمر و افزایش رضایت مشتریان دست یابند. برای اطلاعات بیشتر درباره مفاهیم BPMN می‌توانید به انجمن مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMI) مراجعه کنید.

BPMS در مقابل BPM: تفاوت‌های ظریف اما مهم

اغلب اوقات، اصطلاحات BPMS و BPM (Business Process Management) به جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما این دو مفهوم با هم متفاوت هستند. BPM یک رویکرد مدیریتی است که بر بهبود مستمر فرآیندهای کسب‌وکار تمرکز دارد، در حالی که BPMS یک ابزار نرم‌افزاری است که برای پیاده‌سازی و خودکارسازی این رویکرد استفاده می‌شود. به عبارت دیگر، BPM فلسفه است و BPMS فناوری.

یک مثال ساده می‌تواند این تفاوت را روشن کند: فرض کنید شما می‌خواهید رژیم غذایی سالم‌تری داشته باشید (BPM). برای رسیدن به این هدف، ممکن است از یک اپلیکیشن ردیابی کالری (BPMS) استفاده کنید تا میزان کالری مصرفی خود را کنترل کنید و پیشرفت خود را ارزیابی کنید. اپلیکیشن به شما کمک می‌کند تا رژیم غذایی خود را مدیریت کنید، اما خود رژیم غذایی، رویکرد مدیریتی شما است.

در واقع، BPMS یک زیرمجموعه از BPM است و به عنوان ابزاری برای اجرای استراتژی‌های BPM عمل می‌کند. بدون یک استراتژی BPM قوی، BPMS نمی‌تواند به طور کامل پتانسیل خود را به کار گیرد. Aikaizen در زمینه ارائه راهکارهای BPM و BPMS به سازمان‌ها فعالیت دارد و می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند.

BPMS در مقایسه با ERP: چه زمانی از کدام استفاده کنیم؟

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و BPMS هر دو ابزارهای مهمی برای مدیریت کسب‌وکار هستند، اما اهداف و قابلیت‌های متفاوتی دارند. ERP بر مدیریت منابع داخلی سازمان تمرکز دارد، مانند مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره تامین و تولید. در حالی که BPMS بر مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار تمرکز دارد، صرف نظر از اینکه این فرآیندها در کدام بخش سازمان رخ می‌دهند.

به طور کلی، ERP برای سازمان‌هایی مناسب است که نیاز به یکپارچه‌سازی اطلاعات و منابع داخلی خود دارند. اما BPMS برای سازمان‌هایی مناسب است که نیاز به بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای خود دارند، به ویژه فرآیندهایی که بین بخش‌های مختلف سازمان در جریان هستند. در بسیاری از موارد، بهترین راه حل، استفاده ترکیبی از ERP و BPMS است. ERP می‌تواند به عنوان منبع داده‌های اصلی عمل کند و BPMS می‌تواند از این داده‌ها برای خودکارسازی و بهینه‌سازی فرآیندها استفاده کند.

در اینجا 5 تفاوت کلیدی بین ERP و BPMS آورده شده است:

1. تمرکز: ERP بر منابع، BPMS بر فرآیندها.
2. دامنه: ERP بیشتر داخلی، BPMS می‌تواند داخلی و خارجی باشد.
3. انعطاف‌پذیری: BPMS انعطاف‌پذیرتر، ERP ساختاریافته‌تر.
4. هدف: ERP یکپارچه‌سازی اطلاعات، BPMS بهبود کارایی.
5. پیاده‌سازی: پیاده‌سازی BPMS معمولاً سریع‌تر و آسان‌تر از ERP است.

BPMS و CRM: هم‌افزایی در خدمت مشتری

سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا روابط خود را با مشتریان مدیریت کنند، در حالی که BPMS به آن‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای داخلی خود را بهبود بخشند. با این حال، این دو سیستم می‌توانند به طور موثری با یکدیگر هم‌افزایی داشته باشند. BPMS می‌تواند فرآیندهای مرتبط با مشتری را خودکارسازی کند، مانند فرآیند فروش، فرآیند خدمات پس از فروش و فرآیند بازاریابی. این امر می‌تواند به افزایش رضایت مشتریان و بهبود وفاداری آن‌ها کمک کند.

به عنوان مثال، فرض کنید مشتری با یک مشکل فنی مواجه شده است. با استفاده از یک سیستم CRM، اطلاعات مشتری و مشکل او ثبت می‌شود. سپس، BPMS می‌تواند به طور خودکار یک درخواست پشتیبانی ایجاد کند، آن را به تکنسین مربوطه تخصیص دهد و پیشرفت حل مشکل را ردیابی کند. در نهایت، BPMS می‌تواند یک ایمیل یا پیامک به مشتری ارسال کند و از حل مشکل او اطلاع دهد. این فرآیند، زمان پاسخگویی را کاهش می‌دهد، کیفیت خدمات را بهبود می‌بخشد و رضایت مشتری را افزایش می‌دهد.

برخی از شرکت‌ها مانند Salesforce، قابلیت‌های BPMS را در پلتفرم CRM خود ادغام کرده‌اند تا به مشتریان خود امکان دهند فرآیندهای خود را به طور مستقیم در CRM مدیریت کنند. Salesforce یکی از پیشروان این حوزه است.

BPMS برای چه کسانی و چه کسب‌وکارهایی مفید است؟

BPMS برای طیف گسترده‌ای از سازمان‌ها و صنایع مفید است، اما به ویژه برای کسب‌وکارهایی که با فرآیندهای پیچیده و حجم بالای تراکنش‌ها سر و کار دارند، ارزشمند است. برخی از صنایعی که بیشترین بهره را از BPMS می‌برند عبارتند از:

• بانکداری و خدمات مالی: برای خودکارسازی فرآیندهای وام، اعتبارسنجی و مدیریت ریسک.
• بیمه: برای خودکارسازی فرآیندهای صدور بیمه‌نامه، بررسی خسارت و پرداخت غرامت.
• بهداشت و درمان: برای خودکارسازی فرآیندهای پذیرش بیمار، تجویز دارو و مدیریت پرونده‌های پزشکی.
• تولید: برای خودکارسازی فرآیندهای تولید، کنترل کیفیت و مدیریت زنجیره تامین.
• خرده‌فروشی: برای خودکارسازی فرآیندهای سفارش، پرداخت و ارسال کالا.

سازمان‌هایی که به دنبال موارد زیر هستند، می‌توانند از BPMS بهره‌مند شوند:

• کاهش هزینه‌ها: با خودکارسازی وظایف تکراری و کاهش خطاها.
• افزایش کارایی: با بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش زمان انجام کارها.
• بهبود کیفیت: با کاهش خطاها و افزایش دقت.
• افزایش رضایت مشتری: با ارائه خدمات سریع‌تر و بهتر.
• افزایش انطباق: با رعایت مقررات و استانداردها.

آینده BPMS: هوش مصنوعی و اتوماسیون رباتیک فرآیند (RPA)

آینده BPMS به شدت با پیشرفت‌های هوش مصنوعی (AI) و اتوماسیون رباتیک فرآیند (RPA) گره خورده است. RPA به BPMS کمک می‌کند تا وظایف بسیار تکراری و ساده را خودکارسازی کند، در حالی که هوش مصنوعی می‌تواند به BPMS کمک کند تا تصمیمات پیچیده‌تری بگیرد و فرآیندهای خود را به طور خودکار بهینه‌سازی کند. به عنوان مثال، یک سیستم BPMS مجهز به هوش مصنوعی می‌تواند به طور خودکار الگوهای رفتاری مشتریان را شناسایی کند و پیشنهادات شخصی‌سازی‌شده ارائه دهد. Forbes در مقالات متعدد به بررسی نقش هوش مصنوعی در آینده BPMS پرداخته است.

همچنین، استفاده از ابر (Cloud) در BPMS به افزایش انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. سیستم‌های BPMS مبتنی بر ابر، امکان دسترسی به فرآیندها را از هر کجا و در هر زمان فراهم می‌کنند و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند تا به سرعت و به آسانی فرآیندهای خود را تغییر دهند و بهینه‌سازی کنند. در نهایت، انتظار می‌رود که BPMS به یک جزء جدایی‌ناپذیر از استراتژی دیجیتال سازمان‌ها تبدیل شود و نقش مهمی در موفقیت آن‌ها در دنیای رقابتی امروز ایفا کند.

در مجموع، BPMS یک ابزار قدرتمند برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا کارایی خود را افزایش دهند، هزینه‌ها را کاهش دهند و رضایت مشتریان را بهبود بخشند. با درک تفاوت‌های بین BPMS و سایر سیستم‌های مرتبط، سازمان‌ها می‌توانند بهترین راه حل را برای نیازهای خاص خود انتخاب کنند و از مزایای آن بهره‌مند شوند.